Mensen kunnen 24 uur per dag bereikbaar zijn. Dus voelen ze vaak ook de verplichting om dat te zijn. Als ik tegen mensen zeg dat ze niet elk telefoontje op hoeven te nemen, of niet altijd binnen 5 minuten terug te mailen, dan reageren sommige mensen opgelucht. En anderen kijken me aan alsof ik gek ben
Opnemen als het niet kan
Soms bel ik iemand en neemt diegene op met ‘ik kan nu niet praten, kan je later terugbellen?’ en dan wordt de verbinding verbroken. Waarom neemt diegene zijn telefoon op? Als mijn oproep niet wordt beantwoord trek ik vanzelf de conclusie dat die ander niet kan opnemen. Of wil opnemen. Indien mogelijk en gewenst spreek ik een voicemail in. Of ik stuur een mail met uitleg of verzoek. Of ik probeer het een ander keer weer.
Kies je communicatiekanaal
Ik had het pas met iemand over zelf bepalen hoe je bereikbaar bent. Zij vertelde een verhaal dat ik vaker, in verschillende varianten, van mensen hoor. Ze kreeg een mail met een vraag. En binnen 10 minuten hing die persoon bozig aan de telefoon: waarom ze nog niet geantwoord had? Ze was verbaasd. Vooral ook omdat er uit de mail helemaal niet bleek dat die ander een urgente vraag had. Die ander had blijkbaar haast. Waarom had hij dan niet meteen gebeld? Dan was de kans op een direct antwoord groter geweest.
Ik neem niet altijd mijn telefoon op
Soms omdat ik ‘m niet hoor overgaan. En soms omdat ik in gesprek ben. Een workshop of lezing aan het geven ben. Of gewoon geen zin heb om te bellen. Als het belangrijk is, ga ik er vanuit dat diegene mijn voicemail inspreekt. En dan kan ik zelf na het beluisteren nog altijd zelf bepalen of ik meteen terug bel, als ik de tijd heb, of dat later ga doen. Het is mijn tijd die ik graag besteed op de manier die ik wil.
Ben duidelijk in je communicatie
Ben zelf duidelijk in waarom je contact opneemt met iemand anders. Op deze manier weet de ander wat de verwachting is. En kies welk communicatiemiddel het handigste is. Dit is uiteraard afhankelijk van jezelf en van de ander. Zo vind ik het zelf handig om afspraken uiteindelijk vast te leggen via mail. Dan kan ik het altijd makkelijk terugvinden. En als iemand iets aan me uitlegt vind ik een mail makkelijker dan een telefoontje. Ik onthoud dingen beter als ik ze lees namelijk.
Vind je eigen weg en geef je eigen grenzen aan. En onthoud dat jij zelf degene bent die controle heeft over je mail-, bel- en ander communicatiegedrag.
In 2012 verscheen er iedere dinsdag een mijn artikel van mij op de oude site van Vrouw & Passie. Bekijk ze hier allemaal.
